MANUAL DE CONTROL INTERNO

RESUMEN

Las exigencias actuales, laevolucióneconómica y social y la estrategia empresarial al serviciode la toma de decisiones exigen en la actualidad la ampliación de las funcionesde la Auditoría Internaen un claro sentido de complemento y apoyo a la labor gerencial, por lo que esta actividad ha pasado a ocupar un importante papel en la empresa moderna, contribuyendo cada vez más al cumplimiento de los objetivosy metas previstos en la organización hasta el punto que no se concibe una organización que pretenda avanzar con pasos firmes hacia eléxito sin la actividad de Auditoría Interna bien organizada.

El presente trabajo es una propuesta de Manual de Auditoría Interna, ha sido diseñado considerando las Normas de Auditoría Interna recientemente emitidas por el Ministerio de Auditoría y Control en Cuba y las regulaciones sobre Control Interno vigentes en el país.

Este manual constituirá una guía o herramienta escrita que orientará y organizaráel trabajo del auditor interno en aras de que contribuya al logro de los objetivos institucionales.
Contiene las tareas a desarrollar en cada etapa del trabajo, incluye una metodología para la identificación, clasificación y cuantificación de los riesgos elaborada a partir de las exigencias que se establecen en la Resolución 297/03 sobre Control Interno, así como guías estandarizadas para ayudar al auditor interno a lograr la máxima calidad en aspectos tales como:

1. La confección de Papeles de Trabajo.

2. Expedientes de auditoría e informes.

3. Programade Seguimiento a las Recomendaciones de los Informes de Auditoría.

Palabras Claves: Auditoría, Auditoría Interna, Control Interno, manual, riesgos.

Introducción

La actividad de Auditoría Interna ha pasado a ocupar un importante papel en laempresa moderna, ya que las exigencias actuales, la evolución económica y social y laintroducción de nuevosmétodosdeadministracióny gestiónde lasempresas, han hecho que ladirección haya sentido la necesidad de encontrar un elementoobjetivoque les aporteinformación, análisis, evaluaciones y recomendaciones. En la actualidad se exige la ampliación de las funciones de la Auditoría Interna en un claro sentido de complemento y apoyo a la laborgerencial, contribuyendo cada vez más al cumplimiento de los objetivos y metas previstos en la organización.La nueva imagende la Auditoría Interna, necesita que todos los miembros de la organización la vean como una actividad concebida para agregar valory mejorar las operacionesde la organización y no como un instrumento fiscalizador y negativo.
La Auditoría Interna nace en la década de los años 20 cuando los gerentes de las primeras grandes corporaciones reconocieron que no eran suficientes las auditorías anuales de los Estados Financieros realizados por auditores externos, sino que surgía la necesidad de una participación de los empleados para asegurar registros financieros precisos y oportunos, y así evitar el fraude.

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http://es.scribd.com/doc/56080548/19/Seguimiento-a-recomendaciones

LA RECEPCIÓN

Jaime Lértora

¡Habla Jaime!
Es probable que usted como yo por motivo de trabajo tenga que visitar empresas y en éstas se encuentre con una salita de recibo atendida por una persona, la más de las veces es una mujer quien realiza esta tarea ¿Ha prestado usted atención a cómo es que se da la comunicación en ese espacio? Pues yo sí lo he hecho y además cuando lo hago me ocupo de anotar en una libretita mis observaciones.
La recepción es la puerta de ingreso, la cara, el primer contacto con la empresa, la imagen en suma que se quiere proyectar. En esto estamos de acuerdo. Al igual que el felpudo con el bordado de Bienvenido, la recepción nos indica con qué ganas o con qué entusiasmo se nos recibe. Definida esta función o característica de la sala de recibo paso a compartir con ustedes algunas de mis observaciones:
1. La recepcionista no mira al que llega.

No lo reconoce, le pregunta qué desea mientras mira su pantalla o anota algo en algún cuaderno. Mirar y luego saludar al que llega es de hecho una mejor bienvenida. Alguna vez cuando se me ha pedido el DNI lo he entregado sin soltarlo de mi mano motivando con esta acción que se me mire.
2. Los compañeros de trabajo no saludan a la recepcionista.

Es el primer contacto del día y he visto como muchos, muchos más son los que no la saludan que los que lo hacen. Este es el inicio del cLima laboral, por cierto con nubarrones desde temprana hora. La recepcionista podría pensar: “no hagas a otro lo que no quieres que te hagan a ti”. Quizás piensen que no es importante pero de seguro el daño va por dentro, poco a poco se va minando el gusto por estar en ese trabajo. Créanme, es así ¿por qué estar en un lugar donde no existo para la mayoría?
3. Los que esperan en la sala de recepción no se saludan.

Usted, que llegó primero, está esperando bien sentado y llega uno y otro más y ambos lo confunden con un mueble. Haga la prueba conviértase en una lámpara de pie y quizás así llame su atención. Esto último tendrá probablemente más éxito que saludar primero y que no le devuelvan el saludo, en cuyo caso en vez de lámpara será usted confundido con un felpudo.
4. La recepcionista multitarea.

A algún estudioso del uso eficiente del recurso humano se le ocurrió que la recepcionista tenía poco trabajo y entonces hay que endosarle la atención de la central telefónica, el control electrónico de la puerta y otras tantas tareas para conseguir la mayor eficiencia por la inversión, claro está a cambio de un pobre desempeño en la tarea de recibir a los que llegan de visita.
Quienes llegan, ya sea porque han sido invitados o porque van a averiguar algo o por tramitar documentación o por lo que fuera, llegan y esperan ser recibidos, lo último que esperan, estoy seguro de esto, es ser maltratados y eso, lamentablemente, es lo que recibimos la más de las veces cuando llegamos. Mejorar el humor de los peruanos y de las peruanas pasa por cambiar el trato en las recepciones. Una mejor cara contagia y quizás nuestros rostros empiecen a mostrar que estamos más a gusto porque se nos recibe mejor

PRIMER PRINCIPIO DE SUN TZU: HONRAR AL CLIENTE

Mario Galarza Peña
Marketing & Negocios mgalarza@mg-group.com.pe

Si el cliente no adquiere su producto ni contrata su servicio, todo lo demás no importa.
Los “clientes”de Sun Tzu eran el pueblo: los ciudadanos del imperio.

En marketing, las personas son nuestros clientes y nuestros clientes son el rey: los servimos según les plazca.
Servir a sus clientes.

Cada uno de los elementos del marketing debe estar dirigido al cliente. Él es el juez y el jurado de su marketing y de su negocio.
El objetivo final del marketing es elaborar productos y servicios que no sólo satisfagan las necesidades de los clientes, sino también los entusiasmen, de modo que en el futuro vuelvan a comprar en su empresa de nuevo.

El marketing

Consiste principalmente en ganar y retener clientes. Utilice al cliente como una brújula para determinar la dirección de sus programas de marketing. Las opiniones del cliente le dirán hacia dónde ir. Si no tiene datos de marketing que le guíen en su negocio, al final del día ya no le quedará ningún negocio.
Por tanto, debemos ocuparnos, en primer lugar, del principio de “Honrar al cliente”. Para servir a nuestros clientes, debemos: saber quiénes son, saber lo que quieren y darles lo que quieren.
Servimos a nuestros clientes dándoles lo que quieren, cuando quieren y mejor que ningún otro. Seamos claros:
-No todo el mundo es un cliente potencial.

El alcance de nuestros productos y servicios determina qué personas son nuestros clientes. Y, lo que es igualmente importante, nosotros, en efecto, señalamos quiénes no son nuestros clientes.
-Determinamos cómo vamos a servir a nuestros clientes.

Nos encontramos con ellos en la intersección de nuestras proposiciones comerciales y sus necesidades específicas.

El Posicionamiento.
Aquí es donde entra el “posicionamiento” intemporal. Un posicionamiento mantiene ocupada a una organización. Y arroja claridad entre sus empleados y sus clientes sobre cómo servir a éstos adecuadamente.
El posicionamiento identifica:
Al cliente ideal.

Debe saber más sobre las necesidades de sus clientes que el propio cliente. Si verdaderamente conoce a su cliente y si realmente lo valora, los dos harán negocios durante toda la vida.
Su negocio.

Definir su negocio siempre parece una tarea sencilla, pero no lo es. Definirlo adecuadamente le permite destacar entre la competencia. Una definición clara de su negocio le ayudará a repartir sus recursos de una manera especial que le permita servir a sus clientes. Ganará clientes de forma nueva e inusual.

DIFERENCIAS ENTRE AUDITORÍA INTERNA Y EXTERNA

DIFERENCIAS ENTRE AUDITORÍA INTERNA Y EXTERNA.
1º La auditoría interna tiene lugar cuando el actor que genera la actividad auditora pertenece a la misma organización que la unidad auditada. La auditoría externa se produce, en cambio, cuando el auditor forma parte de tina organización distinta de la que pertenece la unidad auditada.
2º Los términos interno y externo son independientes al tipo de auditoría que se haga.

3º Una auditoría puede ser interna o externa en función de la ubicación organizativa del responsable de la misma.

4º Es necesario precisar esto porque suele identificarse erróneamente la auditoría interna con la auditoría contable o financiera.

AUDITORÍA INTERNA.
La estructura organizativa es la base sobre la cual una empresa planifica, ejecuta y controla actividades que contribuyen al logro de sus metas y objetivos,
Es así como la Auditoría Interna pretende realizar un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa, institución o departamento, o de cualquier entidad y de sus métodos de operación, y velar por el empleo que le dé a sus recursos humanos y materiales.

Objetivo
1º Fundamental de la Auditoría Interna es descubrir deficiencias o irregularidades en alguna de las partes de las empresas examinadas, y apuntar hacia sus posibles soluciones. Su finalidad es auxiliar a la dirección para lograr que la administración sea optima.
2º Se interesa también por determinar y valorar los métodos y el desempeño en todas las áreas. 3º Los factores de todas esas Evaluaciones abarcan:

- El panorama económico,

- Lo apropiado de la estructura organizativa,

- La observancia de políticas y procedimientos,

- La exactitud y confianza en los controles,

- Los métodos protectores adecuados,

- Las causas de personal y equipo y

- Los sistemas de funcionamiento satisfactorios.
4º Es la encargada de Evaluar:

- El cumplimiento de las normas externas e internas de protección,

- Así como los procedimientos y controles establecidos,

- Recomendar y asesorar a la Administradora en la implementación de aquellos que se consideren convenientes para que las operaciones se realicen con seguridad y eficiencia logrando el mejoramiento efectivo de la empresa.

Funciones:
Las funciones y servicios que presta son:
1º Asesorar y apoyar a los diferentes niveles en el cumplimiento efectivo de sus responsabilidades por medio de visitas a las diferentes áreas de la Compañía-
2º Anticipar y solucionar los problemas potenciales futuros.
3º Generar manuales y circulares con el fin de unificar criterios en cuanto a normas y controles de la Compañía.
4º Hacer el seguimiento a las recomendaciones y medidas planteadas para las diferentes tareas y sus procesos

AUDITORÍA EXTERNA
La contratación de un servicio de consultora externa para llevar a cabo la Auditoría ofrece los siguientes beneficios:
1º Experiencia:

El servicio de consultaría ya tiene los formularios, procedimientos y conocimientos requeridos para conducir la auditoría eficientemente, reduciendo por lo tanto, el tiempo que tendrá que invertir la organización.
2º Objetividad:

Puesto que el servicio de consultaría no es parte de la organización, está mejor posicionado para proporcionar un juicio realista de las tareas que requieran correcciones o actuación
3º Ahorro de gastos:

El uso de recursos internos para la auditoría no es beneficioso en términos de efectividad de costo para las grandes organizaciones. Datos del Gartner Group, por ejemplo, muestran la diferencia entre los costos de auditoría interna y externa de una organización con altos volúmenes de trabajo.

Selección de un Consultor interno.
1º La credibilidad y el éxito de la totalidad del Plan de Administración se basa en la calidad y utilidad de loa datos generados por la Auditoría.

2º Es importante, por lo tanto, que el Equipo de Administración preste cuidadosa atención al proceso de selección del servicio de consultaría para realizar esta tarea
3º La selección y contratación del servicio de consultaría estará sujeta a las mismas reglas establecidas para la contratación de otros tipos de servicios expertos y por lo tanto, debería hacerse en el mismo marco.

4º Generalmente se aceptarán propuestas competitivas de mismo nivel de una organización.

5º También se requiere la participación de los departamentos financieros y contrataciones o ministerios.

CONCEPTO DE AUDITORÍA

Dentro de la literatura nos podemos encontrar con distintas conceptos de Auditoria, sin embargo las variaciones entre uno y otro están dadas ya se a por el tipo de auditoria o el enfoque de cada una de ellas.

Revisemos:

a) Concepto de Auditoría (American Accounting Asociation)
La Auditoría puede definirse como «un proceso sistemático para obtener y evaluar de manera objetiva las evidencias relacionadas con informes sobre actividades económicas y otros acontecimientos relacionados, cuyo fin consiste en determinar el grado de correspondencia del contenido informativo con las evidencias que le dieron origen, así como establecer si dichos informes se han elaborado observando los principios establecidos para el caso».
"Un proceso sistemático que consiste en obtener y evaluar objetivamente evidencia sobre las afirmaciones relativas a los actos y eventos de carácter económico; con el fin de determinar el grado de correspondencia entre esas afirmaciones y los criterios establecidos, para luego comunicar los resultados a las personas interesadas".
Esta definición es un poco restringida, por cuanto reduce la auditoría a eventos solamente de carácter económico, siendo la labor de la auditoria mucho más amplia, abarcando también aspectos administrativos, como el manejo de los recursos humanos, recursos técnicos y otros.
Por otra parte la Auditoría constituye una herramienta de control y supervisión que contribuye a la creación de una cultura de la disciplina de la organización y permite descubrir fallas en las estructuras o vulnerabilidades existentes en la organización.
Otro elemento de interés es que durante la realización de su trabajo, los auditores se encuentran cotidianamente con nuevas tecnologías de avanzada en las entidades, por lo que requieren de la incorporación sistemática de herramientas con iguales requerimientos técnicos, así como de conocimientos cada vez más profundos de las técnicas informáticas más extendidas en el control de la gestión.

b) Concepto de auditoria (Enfoque contable)
Es la investigación, consulta, revisión, verificación, comprobación y evidencia aplicada a la Empresa. Es el examen realizado por el personal cualificado e independiente de acuerdo con Normas de Contabilidad; con el fin de esperar una opinión que muestre lo acontecido en el negocio; requisito fundamental es la independencia.
Se define también la Auditoría como un proceso sistemático, que consiste en obtener y evaluar objetivamente evidencias sobre las afirmaciones relativas a los actos o eventos de carácter económico – administrativo, con el fin de determinar el grado de correspondencia entre esas afirmaciones y los criterios establecidos, para luego comunicar los resultados a las personas interesadas. Se practica por profesionales calificados e independientes, de conformidad con normas y procedimientos técnicos.

d) Concepto de Auditoría (Limitado a Administración y contabilidad)
Auditoría: Es el examen profesional, objetivo e independiente, de las operaciones financiera y/o Administrativas, que se realiza con posterioridad a su ejecución en las entidades públicas o privadas y cuyo producto final es un informe conteniendo opinión sobre la información financiera y/o administrativa auditada, así como conclusiones y recomendaciones tendientes a promover la economía, eficiencia y eficacia de la gestión empresarial o gerencial, sin perjuicio de verificar el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

ELEMENTOS PRINCIPALES DE UNA AUDITORÍA
Del concepto se aprecian los siguientes elementos principales:
1. Es un examen profesional, objetivo e independiente
2. De las operaciones financieras y/o Administrativas
3. Se realiza con posterioridad a su ejecución.
4. Producto final es un informe
5. Conclusiones y recomendaciones
6. Promover la economía, eficiencia y eficacia.

¿QUÉ COMPRENDE UNA EXAMEN DE AUDITORÍA?
Este examen o Auditoría comprende:
1. Determinar el grado de cumplimiento de objetivos y metas de los planes administrativos y financieros.
2. Forma de adquisición, protección y empleo de los recursos materiales y humanos.
3. Racionalidad, economía, eficiencia y eficacia en el cumplimiento de los planes financieros y administrativos.

ASPECTOS IMPORTANTES DE UNA AUDITORÍA

De lo anterior concluiremos que:
Existe más de una definición de Auditoría, sin embargo, hay aspectos que son importantes y se repiten an cada una de ellas:

a) Es un proceso sistemático, esto quiere decir que en toda Auditoría debe existir un conjunto de procedimientos lógicos y organizados que el auditor debe cumplir para la recopilación de la información que necesita para emitir su opinión final. Sin embargo cabe destacar que estos procedimientos varían de acuerdo a las características que reúna cada empresa, pero esto no significa, que el auditor no deba dar cumplimiento a los estándares generales establecidos por la profesión.
b) La evidencia se obtiene y evalúa de manera objetiva, esto quiere decir que el auditor debe realizar su trabajo con una actitud de independencia neutral frente a su trabajo.
c) La evidencia que debe obtener el auditor consiste en una amplia gama de información y datos que lo puedan ayudar a elaborar su informe final. Esta definición no es estricta en cuanto a la naturaleza de la evidencia que se ha revisado, más bien nos indica que el auditor debe usar su criterio profesional para saber cual de toda la evidencia que posee es la apropiada para el trabajo que esta ejecutando, él debe considerar cualquier elemento o dato que le permita realizar una evaluación objetiva y expresar un dictamen profesional.
c) Los informes a los cuales hacen mención las definiciones, no solo se refiere a las actividades económicas, es decir, informes financieros de la empresa, sino que también se puede aplicar criterio profesional para poder relacionarlo con otras actividades de interés personal.

El auditor debe realizar una evaluación y un informe de los acontecimientos revisados, para ello debe acogerse a principios establecidos.

El auditor debe conocer claramente los principios aplicados en cada informe que emita, también debe tener la capacidad suficiente para determinar que dichos principios han sido aplicados de manera correcta en cada situación. Lo más común es que el auditor realice su trabajo de acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA), sin embargo en algunas ocasiones los principios apropiados son algunas leyes, reglamentos, convenios contractuales, manuales de procedimientos y otras disposiciones establecidas Autoridad competente en el tema.
Como ya hemos visto anteriormente la Auditoría es un proceso a través del cual un sujeto (auditor) lleva a cabo la revisión de un objeto (situación auditada), con el fin de emitir una opinión acerca de su razonabilidad (o fidelidad), sobre la base de un patrón o estándar establecido.

Tipos de Auditoría
Internacionalmente las auditorías se clasifican atendiendo a:
1) La afiliación del auditor:
Estatal
Independiente
Privada
2) La relación del trabajo:
Externas
Internas
3) El objeto que se revisa:
Estatal general,
Estatal Tributaria
Independiente
4) Los objetivos fundamentales que se persiguen:
Auditoria de Gestión
Auditoria de estados Financieros
Auditorias para fines Especial
Medioambientales
Certificación de calidad ISO, HACCP, BPM
Auditoria Tributaria
Auditoria de sistemas de Información
El carácter interno de los Órganos de Auditoria de las empresas, hace que las clasificaciones que más se utilicen sean las Internas, que constituyen el control que se desarrolla como instrumento de la propia administración y consiste en una valoración independiente de sus actividades: examen de los sistemas de Control Interno, de las operaciones contables - financieras y aplicación de las disposiciones administrativas y legales que corresponden, con la finalidad de mejorar el control y grado de economía, eficiencia y eficacia en la utilización de los recursos, prevenir el uso indebido de éstos y coadyuvar al fortalecimiento de la disciplina en general.

Las Auditorias relacionadas con la contabilidad

De Gestión u Operacional:

Consiste en el examen y evaluación, que se realiza a una entidad para establecer el grado de Economía, Eficiencia y Eficacia en la planificación, control y uso de los recursos y comprobar la observancia de las disposiciones pertinentes, con el objetivo de verificar la utilización más racional de los recursos y mejorar las actividades o materias examinadas, de acuerdo con los objetivos y metas previstos, incluye el examen de la organización, estructura, control interno contable, y administrativo, la consecuente aplicación de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, la razonabilidad de los Estados Financieros, así como el grado de cumplimiento de los objetivos a alcanzar en la organización o entidad auditada.
Integrales:

Son aquellas auditorias que se encuentran en el punto medio entre una auditoria de gestión y una financiera, ya que es contable – financiera y tiene elementos de gestión en una gran medida, teniendo en cuenta la actividad fundamental de la unidad auditada. En ésta debe definirse en las conclusiones si los Estados Financieros reflejan razonablemente la situación financiera y los resultados de sus operaciones y si los recursos que maneja la entidad y que fueron revisados, se utilizan con Economía, Eficiencia y Eficacia.
Financiera:

Consiste en el examen y evaluación de los documentos, operaciones, registros y Estados Financieros de la entidad, para determinar si éstos reflejan, razonablemente, su situación financiera y los resultados de sus operaciones, así como el cumplimiento de las disposiciones económico-financieras, con el objetivo de mejorar los procedimientos relativos a las mismas y el control interno.
Temáticas:

Se refiere a aquellas que se ejecutan con el propósito de examinar puntualmente entre uno y cuatro temas específicos, abarcando con toda profundidad los aspectos vinculados a estos temas que permitan evaluar en toda su dimensión si la unidad cumple con las regulaciones establecidas.
Especiales:

Consisten en la verificación de asuntos y temas específicos, de una parte de las operaciones financieras o administrativas, de determinados hechos o situaciones especiales y responde a una necesidad específica.
Recurrente:

Son aquellas donde se examinan los Planes de Medidas elaborados en auditorias anteriores donde se obtuvo calificación de Deficiente o Malo, tratándose de Auditorias de Gestión, Integrales, Financieras, Temáticas o Especiales.

Auditoria Contable / Financiera / Económica
Auditoria de compra o "Due Diligence": En el caso de Fusiones y Adquisiciones de empresas, la parte compradora necesita conocer al detalle el estado de situación de la empresa a adquirir. La función básica de la auditoria de compra o "due diligence", es valuar los activos y deudas de la compañía objetivo, investigando los aspectos significativos de su pasado, presente y futuro predecible (Proyección de flujos).
El due diligence permite evaluar a la empresa en marcha, valuar sus activos y pasivos, conocer sus aspectos legales como contratos y estatutos, cumplimiento de la legislación vigente, marcas registradas, activos intangibles, determinar los riesgos contingentes del negocio, juicios actuales y potenciales y determinar la existencia de pasivos ocultos, reales o potenciales.
Producto de la realización del trabajo, se realiza un informe con comentarios y observaciones que servirá como base para la negociación del acuerdo final en temas como potenciales riesgos contingentes, cláusulas de garantías, etc.

Auditoria de Sistemas de Información
Cuando se generalizó el uso de las nuevas tecnologías, surgió también la necesidad de realizar auditorias sobre los sistemas de tratamiento de información. En este sentido se podría decir que la auditoria informática comprende el conjunto de actividades encaminadas a la validación y verificación de los sistemas, procesos y resultados en los que se utilicen tecnologías automatizadas, ya sea en cumplimiento de la legislación, como garantía de la integridad de la información aportada por un sistema o por alineamiento con determinados estándares relacionados con el buen uso (best practices) de los sistemas.

Tipos de auditorias Informáticas
Regular Informática: Se refiere a las que se realizan a la calidad de la información existente en las bases de datos de los sistemas informáticos que se utilizan para controlar los recursos, su entorno y los riesgos asociados a esta actividad.
Especial Informática:

Consiste en el análisis de los aspectos específicos relativos a las bases de datos de los sistemas informáticos en que se haya detectado algún tipo de alteración o incorrecta operatoria de los mismos.
Recurrente Informática:

Son aquellas donde se examinan los Planes de Medidas elaborados en auditorias informáticas anteriores donde se obtuvo la calificación de Deficiente o Malo, ya sea en una Regular o Especial.